Почему важна история начислений, оплат и приборов учета?

13 сентября, 2019

Сохранность данных об основных движениях денежных средств, приборах учета и лицевых счетах важна не только для небольших периодов времени (до трех лет). Чем больше срок, за который сохранена история организации — тем ниже вероятность, что какие-либо запросы (со стороны жильцов, ФНС, Жилищной инспекции и т.п.) станут неожиданностью. Поговорим о том, почему нужно хранить сведения о деятельности. Рассмотрим и короткие периоды — до трех лет, и более длительные. Причем, в последнем случае можно хранить данные и за 10, и за 15 лет, и за весь период работы организации.

1. Оборотно-сальдовая ведомость

Бухгалтерский отчет, который нужно выгружать ежегодно в ГИС ЖКХ (чаще, если в организации сальдо считается еще и в промежуточные периоды). Для него важна информация за отчетный период. Тем не менее, хранение сведений по лицевым счетам, начислениям и оплатам за предыдущие периоды всегда позволит составить этот отчет (в АПК «Система С-300» он создается автоматически) и увидеть, как организована работа с потоками денежных средств.

2. Перерасчеты

Без данных о сроке эксплуатации, дате последней поверке приборов учета, установленных в доме, установленные законом требования не могут быть исполнены вовремя и в полном объеме. Чем больший период охватывают хранящиеся данные, тем больше информации в поле зрения специалистов.

3. Своевременное обслуживание приборов учета

4. Претензионно-исковая работа

Пожалуй, главная причина хранить данные о начислениях, оплатах и лицевых счетах. Неоплаченные счета за ЖКУ являются одной из значимых проблем отрасли. До истечения срока давности Вы можете вести претензионно-исковую работу с неплательщиками.

Еще один момент — начисление пеней. Ставки регулярно меняются, в связи с чем должники могут требовать расшифровки пеней. Имея всю историю по начислениям это сделать проще. В АПК «Система С-300» принцип начисления пеней доступен жителям в личном кабинете. Это снизит количество обращений в организацию по данному вопросу. Более того, хранение алгоритма расчета пеней в разные периоды позволит обосновать правомерность их начисления в суде.

Разумеется, вероятность того, что данные 15-летней давности обязательно понадобятся организации мала. Гораздо актуальнее история за последние три года работы — далее истекает исковой давности. Тем не менее, как мы уже писали, чем больше сведений у Вас на руках — тем лучше Вы подготовлены к любой внезапной проверке, претензии или обращению жителя.

При переходе на АПК «Система С-300» из любого программного комплекса, расчетного центра, мы бесплатно переносим все данные за любой период.