Электронный журнал заявок против бумажного: очевидное преимущество

Электронный журнал заявок против бумажного: очевидное преимущество

Электронный журнал заявок против бумажного: очевидное преимущество

Перегоревшая на этаже лампочка, протекающая труба, засорившийся слив — пожалуй, самые банальные проблемы жителей многоквартирных домов (МКД). Кто-то решает их самостоятельно, за свой счёт. Другие же обращаются в свои управляющие компании, ТСЖ и другие организации, осуществляющие обслуживание домов.

Как заявки подают сейчас

Основных способов подачи и, соответственно, приёма заявок существует два:

  1. Бумажные журналы учёта.
  2. Электронные журналы учёта.

Они должны быть в каждой организации, осуществляющей управление МКД и у подрядчиков.

Активное внедрение информационных технологий и автоматизация процессов во всех отраслях объясняет проявление тех же тенденций и в жилищно-коммунальной сфере. Поэтому электронные журналы учета данных используются все чаще. Кроме того, переход на них рекомендует и 331 постановление от 27.03.2018 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации по вопросам осуществления деятельности по управлению МКД и содержанию общего имущества собственников помещений в МКД и признании утратившими силу отдельных положений некоторых актов Правительства РФ».

В чём отличие бумажного журнала заявок от электронного?

Вместе с «ЕИС ЖКХ» разбираемся, в чём отличия бумажного носителя от электронного.

  1. Рукописное заполнение журнала заявок увеличивает время обработки заявки и затрудняет ведение отчётности.

— Работа с бумажным журналом строится примерно следующим образом: человек оставляет заявку, диспетчер или другой ответственный сотрудник составляет заказ-наряд и передаёт его специалисту, который должен принять меры для устранения проблемы, — рассказывает заместитель руководителя технической поддержки «ЕИС ЖКХ».

Фактически, контроль качества и степени завершенности работ носит формальный характер. А взаимоотношения жильцов, управляющих компаний и, если есть, подрядных организаций строятся на доверии, так как не всегда возможно отследить, вносились ли изменения в журнал и кем.

  1. Скорость обработки, расширенный функционал электронных журналов.

Электронный журнал заявок — это усовершенствованный, тщательно доработанный сервис, обладающий огромным количеством функций помимо приёма заявок от жильцов. В свою очередь, электронная форма приёма заявок и ведения отчётности позволяет извещать ответственные организации о проблемах не выходя из квартиры или, наоборот, находясь вне дома.

Для этого пользователю необходимо зайти в личный кабинет и оставить заявку. В электронном журнале скорость обработки заявки выше, что, учитывая действующее с 1 марта Постановление №331, устанавливающее сроки обработки заявок, даёт преимущество электронного журнала перед бумажным. Весь цикл работы с заявкой будет отражен: от приёма и назначения ответственного специалиста до выполнения работы. Кроме того, если необходимо личное присутствие жильца, он может указать удобное для него время. Также ему доступна информация об отработанных заявках в доме (за исключением скрытых).

Какие возможности даёт в электронный журнал?

Для организаций, работающих в сфере ЖКХ, электронный журнал, в отличие от своего бумажного предшественника, несёт куда больше возможностей. Разработчики «ЕИС ЖКХ» расширяют стандартный функционал.

  1. Отслеживание выполнения заявок, что позволяет оценить качество работы сотрудников организации.
  2. База данных жильцов, их контактов и паспортных данных регулярно актуализируется.

Поэтому, например, в случае экстренной ситуации, когда необходимо оперативно оповестить о случившемся, организация имеет действующие контакты жителей.

Чем ещё могут быть полезны электронные журналы?

В целом же, электронные журналы позволяют сделать работу прозрачной — видно, что и куда использовано, как отрабатываются заявки, их количество вообще. Деталь, отличающая Систему от других — данные исполнителя заявки отражаются только в акте выполненных работ. Таким образом, у пользователя нет возможности выбрать того или иного исполнителя — это позволяет уравнять всех сотрудников, равномерно распределить нагрузку между ними.

Возникает закономерный вопрос «Есть ли у электронных журналов недоработки, недостатки?».

— Электронный журнал действительно достойная альтернатива уходящему в прошлое бумажному. Из опыта общения с потенциальными клиентами мы видим, что они заинтересованы в смене способа учёта. Наши специалисты постоянно работают, совершенствуют АПК. Пожалуй, проблемой является информационная безграмотность. Но в последнее время это достаточно редкое явление — организации ЖКХ обучают персонал, нанимают диспетчеров со знанием компьютера. Поэтому, значительная часть наших клиентов, особенно крупных, уходят от бумажных журналов, — говорит специалист отдела продаж и согласований.

Отсутствие доступа к Сети — единственное, что препятствует работе с программными комплексами с облачным хранением. Но учитывая тот факт, что в большинстве организаций проведён Интернет и перебои в его работе скорее исключение, чем правило, организациям ЖКХ рано или поздно предстоит сделать вполне очевидный выбор: затяжное формирование отчётности, долгая обработка заявки в целом и лишь условный контроль за тем, как выполняются заявки или же широкий спектр возможностей, удобство ведения отчётности и оперативность.